Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

MijnFinn B.V., handelend onder de naam mijnfinn, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring staan. Wij voeren de administratie van onze klanten en hebben daarbij eigen wettelijke plichten, onder meer uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de fiscale bewaarwetgeving. Wij bepalen daarom zelf hoe wij persoonsgegevens verwerken; wij zijn geen verwerker van onze klanten.

Adres: Vuursteenhof 31, 1349 EJ Almere
KvK: 42034477
E-mail: hallo@mijnfinn.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een kantoor van onze omvang niet verplicht. Vragen over privacy gaan naar het e-mailadres hierboven.

2. Van wie wij gegevens verwerken

Onze klanten en hun contactpersonen.
Belangstellenden die contact met ons opnemen via de site of via WhatsApp.
Derden die voorkomen op stukken die onze klanten aanleveren: leveranciers, afnemers, tegenrekeninghouders op bankafschriften en personen die op een bon of factuur genoemd worden. Die gegevens krijgen wij van onze klant, niet van de betrokkene zelf.

3. Welke gegevens wij verwerken

Contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.
Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, handelsnamen, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummers.
Identificatiegegevens uit het cliëntenonderzoek: een kopie van een identiteitsbewijs. Het burgerservicenummer schermen wij af; wij bewaren geen leesbaar BSN uit een identiteitsbewijs.
Financiële en administratieve gegevens: bonnen, facturen, banktransacties, boekingen, btw-gegevens en aangiftegegevens.
Communicatiegegevens: WhatsApp-berichten, e-mails en de bijlagen daarbij.
Technische gegevens bij bezoek aan deze site: opgevraagde pagina, tijdstip, land en browsertype.

4. Waarvoor wij ze verwerken, en op welke grondslag

Uitvoering van de administratie-, btw- en aangiftediensten: Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de klant (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Cliëntenonderzoek, risicobeoordeling, toets op sanctielijsten en op politiek prominente personen, en melden van ongebruikelijke transacties: Grondslag: wettelijke verplichting uit de Wwft (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
Bewaren van de administratie en de bijbehorende bescheiden: Grondslag: wettelijke verplichting uit de fiscale bewaarwetgeving (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
Gegevens van derden op aangeleverde stukken (leveranciers, afnemers, tegenrekeninghouders): Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Zonder die gegevens is een boekhouding niet te voeren en niet controleerbaar. Wij gebruiken ze alleen voor de administratie van onze klant.
Beantwoorden van vragen van belangstellenden en het versturen van herinneringen en meldingen: Grondslag: gerechtvaardigd belang, respectievelijk uitvoering van de overeenkomst.
Bezoekstatistieken van deze site: Grondslag: gerechtvaardigd belang; de meting is cookieloos en herleidt niet tot personen.

5. Hulp van taalmodellen, met een mens die beslist

Wij zetten taalmodellen in om aangeleverde documenten te herkennen, om een boeking voor te stellen en om vaktechnische vragen te beantwoorden. Daarvoor gaan tekstfragmenten uit documenten en berichten naar de dienstverleners die in hoofdstuk 6 staan.

Een voorstel van een taalmodel is nooit de eindbeslissing. Elke boeking die op een voorstel van een taalmodel berust en elk bericht dat een taalmodel opstelt, wordt door een medewerker beoordeeld voordat het definitief wordt. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met rechtsgevolg of vergelijkbaar gevolg voor de betrokkene. Wij hebben met de betrokken dienstverleners vastgelegd dat zij de aangeleverde gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen gegevens. Wij schakelen de volgende dienstverleners in, die uitsluitend in onze opdracht verwerken op basis van een verwerkersovereenkomst:

Hetzner Online GmbH — Duitsland: Hosting van onze applicatie, de administratiedatabase en de berichtenomgeving.
Google Cloud — Nederland (regio europe-west4): Opslag van documenten, bijlagen en back-ups.
CM.com — Nederland: Het WhatsApp-berichtenverkeer.
Amazon Web Services — EU-regio: Het draaien van de taalmodellen die documenten herkennen en boekingen voorstellen. Amazon Web Services bewaart de ingevoerde en uitgevoerde gegevens niet, deelt ze niet met de modelaanbieder en gebruikt ze niet om modellen te trainen. Amazon Web Services is onze verwerker; de aanbieder van het model is diens subverwerker.
Google LLC (Gemini) — Verenigde Staten: Het taalmodel dat vaktechnische vragen beantwoordt tegen een kennisbank met wet- en regelgeving. De kennisbank zelf bevat alleen wet- en regelgeving. De vragen en de teksten die wij meesturen worden niet gebruikt om modellen te trainen.
Cloudflare — Verenigde Staten: Bezoekstatistieken van deze website, cookieloos en niet herleidbaar tot personen.

Daarnaast verstrekken wij gegevens wanneer de wet dat van ons verlangt, in het bijzonder aan de Belastingdienst en aan FIU-Nederland bij een melding van een ongebruikelijke transactie. Bij zo'n melding mogen wij de klant daarover wettelijk niet informeren.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De verwerking van uw administratie, uw documenten, het berichtenverkeer en de taalmodellen die uw documenten herkennen, vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. De opslag van documenten en back-ups blijft in Nederland, de hosting in Duitsland en de taalmodellen draaien in een EU-regio.

Alleen de kennisbank met wet- en regelgeving en de bezoekstatistieken van deze website lopen via dienstverleners in de Verenigde Staten. Die doorgifte berust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework, en voor zover dat besluit niet van toepassing is op de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen die deel uitmaken van onze verwerkersafspraken.

8. Hoe lang wij bewaren

Administratie, boekingen, bonnen, facturen en bankgegevens: Zeven jaar na afloop van het boekjaar (fiscale bewaarplicht).
Gegevens uit het cliëntenonderzoek, waaronder de afgeschermde identiteitskopie: Vijf jaar na het einde van de klantrelatie (Wwft).
Berichtenverkeer met klanten: Zolang het onderdeel is van het klantdossier, en daarna volgens de termijnen hierboven.
Gegevens van belangstellenden die geen klant worden: Uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact.

Na afloop van de bewaartermijnen verwijderen wij de gegevens. Zolang een bewaarplicht loopt, kunnen wij niet aan een verwijderverzoek voldoen; wij lichten dan toe waarom.

9. Beveiliging

Wij versleutelen het verkeer naar onze omgeving, beperken de toegang tot medewerkers die het nodig hebben, schermen het burgerservicenummer op identiteitsbewijzen af en maken versleutelde back-ups. Gegevens van klanten zijn in onze systemen per klant gescheiden. Vermoedt u een beveiligingsprobleem, meld het dan via hallo@mijnfinn.nl.

10. Uw rechten

Inzage in de gegevens die wij van u verwerken.
Rectificatie van onjuiste gegevens.
Verwijdering, voor zover geen bewaarplicht in de weg staat.
Beperking van de verwerking.
Overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf hebt aangeleverd.
Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Stuur een verzoek naar hallo@mijnfinn.nl. Wij reageren binnen een maand. U kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Cookies en bezoekstatistieken

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen trackers die u over verschillende websites volgen. Daarom vragen wij ook geen toestemming voor cookies. Om te zien hoeveel mensen de site bezoeken gebruiken wij Cloudflare Web Analytics; die meting werkt zonder cookies en zonder vingerafdruk van uw apparaat.

12. Wijzigingen

Wij werken deze verklaring bij als onze verwerkingen veranderen. Een wijziging in de lijst met dienstverleners in hoofdstuk 6 kondigen wij bij bestaande klanten ten minste een maand vooraf aan. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

13. Contact

E-mail: hallo@mijnfinn.nl
Adres: Vuursteenhof 31, 1349 EJ Almere